如何製作公文
一、製作之要件
處理公務、具有「公」底意思之文書謂之公文，係機關、（法人）團體等經常使用之重要行政工具。凡撰擬公文皆應先詳予考量該公文書其效力與預期結果，亦即公文必有其實質要件－行文之前提與形式要件－公文之特質，茲分述之：
（一）實質要件
1、原因：行文並非處理公務之唯一方式；因此，撰擬公文之前，確有必要充分瞭解為何行文：即行文之原委－向上級機關陳述？請求？請示？申報？向下級機關指示？答復？釋疑？抑或照會同級機關、單位？
2、目的：即公文之主旨，亦即行文之目的。任一公文書，均須表明其行文目的，期受文者完全瞭解、妥慎處理，以達成發文者行文之預期結果。
3、依據：依據來文、或依據法令、或依據前案、或依據公務事實、或依據理論。所據必須真實、有效，即絶不可嚮壁虛構或揑造、杜撰，甚至引述已廢止失效之法令。
（二）形式要件
1、須具備法定程式：公文並非一般文章、學術論文；因此，有其劃一程式，該程式由政府制定公布施行。具備法定程式與經由一定程序製作之公文始有其效力之可言。
2、須使用適切字詞：公文之文字、組織富紀律性且重在記實。公文用字、用語，於運用上不能不審慎；其內容固有事實、前例、法令…為依據，在用字遣詞。起首結束等用語均應注意其適切性，務使一字一句皆能發生正面作用，方符其製作之效能。
3、須採用通行體例：公文既為處理公務之文書，依據法定程式而製作，且用用語均極適切。
二、製作之基礎
多年來，政府一再重申：公文之製作，應把握「簡、淺、明、確」－簡單、清晰、完整、周延、整潔、一致、迅速、正確之要求。為落實公文改革之目標，製作公文時，應注意：
（一）態度應嚴正和平：製作公文，旨在處理公務，故不可敷衍、苟且，亦不得意氣用事。
（二）語氣須恰如其分：製作公文必須認清彼此關係，然後語氣方不致有誤。
1、上行之文，語氣宜謙遜恭謹：報告應真實可徵、建議應具體可行、請示應檢陳可資判斷之資料或可供採擇之辦法，不可毫不負責，一任上級裁決，以為將來推諉卸責之張本。
2、平行之文，語氣宜不亢不卑、顧及對方之境況、立場。
3、下行之文，指示應果斷，文字不可流露驕傲之氣；緃下級辦事不力或失當，亦宜平心靜氣予以指正，斯所謂恰如其分矣。
（三）文字求清晰洗錬：公文為處理公務之工具，名曰辦文，實為辦事。
1、簡者，文句少而意義全。
2、淺者，不用奇字、僻典。
3、明者，不為隱語、誇張與諷刺。
4、確者，無非斷制謹嚴、義旨堅定，所述（陳）時、空、數據，皆精確可徵。
（四）至於熟悉法規、字體端正、累積經驗，亦皆不宜輕忽，學者善加體會，虛心磨錬，自無不通之虞。
三、作法與要訣
（一）令（發布法令及人事命令）
1、發布法令
（1）發布法律、行政規章等令文可不分段，敘述時動詞一律在前，例：
A、訂定「○○○」施行細則。
B、修正「○○○○○○辦法」第○條條文。
C、廢止「○○○○要點」。
（2）多種規章同時發布，可合併於同一令內，並採用表格式處理之。
（3）發布方式或以公文分行或登載於各級政府公報，由各機關自行規定。
2、發布人事命令
可由人事單位訂定固定之表格發表。
（二）函
1、製作要領
（1）文字敘述應儘量使用明白曉暢、詞意清晰之語體文，以符合「簡、淺、明、確」之要求。
（2）文句應正確使用標點符號。
（3）必要時衹摘來文要點，避免層層套敘。
（4）絶對避免使用艱深費解、無意義或模稜兩可之詞句。
（5）應採用語氣肯定、用詞堅定、相互尊重之詞句。
（6）結構採「主旨、「說明」、「辦法」三段式，案情簡單者，用「主旨」一段完成。能以一段完成者，勿硬分割為二段、三段。「說明」、「辦法」兩段段名，均可因事、因案加以活用。
2、分段要領
（1）「主旨」：為全文精要，以說明行文目的與期望，應力求具體扼要。
（2）「說明」：當案情必須就事實、來源或理由，作較詳細之敘述，無法於「主旨」內容納時，用本段說明。本段段名，可因公文內容改用「經過」、「原因」...等其他名稱。
（3）「辦法」：向受文者提出之具體要求無法在「主旨」內簡述時，用本段列舉。本段段名，可因公文內容改用「建議」、「請求」、「擬辦」、「核示事項」等其他名稱。
（4）各段規格：
A、每段均標明段名，段名之上不冠數字，段名之下加冒號「：」。
B、「主旨」一段不分項，文字緊接段名冒號之下書寫。
C、「說明」、「辦法」如無項次，文字緊接段名冒號之下書寫；如分項條列，應另行低格書寫為一、二、三、……，（一）、（二）、（三） 、……，1、2、3、……，（1）、（2）、（3）、…….。
D、「說明」、「辦法」分項條列，內容過於繁雜時，應編列為附件。
（三）公告
1、一律使用通俗、簡淺易懂之語體文製作，絶對避免使用艱深費解之詞彙。
2、文字必須加註標點符號。
3、內容應簡明扼要，非必要者各機關來文日期、文號及會商研議過程等，不必在公告內層層套用敘述。
4、結構分「主旨」、「依據」、「公告事項」（或說明）三段，段名之上不冠數字，分段數應加以活用，可用「主旨」一段完成者，不必勉強湊成兩段、三段，如可用表格處理者儘量利用表格。
5、分段要領：
（1）「主旨」應扼要敘述公告之目的和要求，其文字緊接段名冒號之下書寫。
（2）「依據」應將公告事件之原由敘明，引據有關法規及條文名稱或機關來函，非必要不敘來文日期、字號。有兩項以上「依據」者，每項應冠數字，並分項條列，另行低格書寫。
（3）「公告事項」（或說明）應將公告內容，分項條列，冠以數字，另行低格書寫。使層次分明，清晰醒章、簡則等文件時，僅註明參閱「某某文件」，「公告事項」內不必重複敘述。
6、登報時，得用較大字體簡明標示公告之目的，不署機關首長職稱、姓名。
7、一般工程招標或標購品等公告，儘量用表格處理，免用三段式。
8、張貼於機關布告欄之公告，必須蓋妥機關印信，於公告兩字下闢出空白處位置用印，以免字跡模糊不清。
（四）其他公文
1、書函
（1）文字用語比照「函」之規定。
（2）首行應標明「受文者」，受文之機關（單位）或職銜姓名緊接書寫。
（3）結構可視需要採條列式或三段式。
2、表格式公文可依實際需要預印為固定格式填辦使用，其格式由各機關自行訂定。
四、簽、稿之撰擬
（一）簽稿之性質
1、簽為幕僚處理公務表達意見，以供上級瞭解案情、並作抉擇之依據，分為下列兩種：
（1）機關內部單位簽辦案件：依分層授權規定核決，簽末不必敘明陳某某長官字樣。
（2）具有幕僚性質的機關首長對直屬上級機關首長之「簽」，文末得用「右陳○○長」字樣。
（3）「稿」為公文之草本，依各機關規定程序核判後發出。
（二）擬辦方式
1、先簽後稿
（1）制定、訂定、修正、廢止法令案件。
（2）有關政策性或重大興革案件。
（3）牽涉較廣，會商未獲結論案件。
（4）擬提決策會議討論案件。
（5）重要人事案件。
（6）其他性質重要必須先行簽請核定案件。
2、簽稿併陳
（1）文稿內容須另為說明或對以往處理情形須酌加析述之案件。
（2）依法准駁，但案情特殊須加說明之案件。
（3）須限時辦發不及先行請示之案件。
3、以稿代簽為一般案情簡單，或例行承轉之案件。
（三）作業要求
正確、清晰、簡明、迅速、整潔、一致、完整。
（四）簽之撰擬
1、款式：
（1）先簽後稿：使用「簽」之制式用紙，按「主旨」、「說明」、「擬辦」三段式辦理。
（2）簽稿併陳：視情形使用「簽」，如案情簡單，可使用便條紙，不分段，以條列式簽擬。
（3）一般存參或案情簡單之文件，得於原件擬辦欄或文中空白處簽擬。
2、撰擬要領：
（1）「主旨」扼要敘述，概括「簽」之整個目的與擬辦，不分項，一段完成。
（2）「說明」：對案情之來源、經過與有關法規或前案，以及處理方法之分析等，作簡要之敘述，並視需要分項條列。
（3）「擬辦」：為「簽」之重點所在，應針對案情，提出具體處理意見，或解決問題之方案。意見較多時分項條列。
（4）「簽」之各段應截然劃分，「說明」一段不提擬辦意見，「擬辦」一段不重複「說明」。
「簽」之用紙格式，具有幕僚性質之下級機關首長對直屬上級機首長行文時應一致採用，至各機關內部單位簽辦案件得參照自行規定。
（五）稿之撰擬
1、草擬公文一律使用制式公文稿紙，按文別應採之結構撰擬。
2、撰擬要領：
（1）按行文事項之性質選用公文名稱，如「令」、「函」、「書函」、「公告」是。
（2）一案須辦數文時，依下列原則辦理
A、設有幕僚長之機關，分由機關首長及幕僚長署名之發文，分稿擬辦。
B、一文之受文者有數機關時，內容大同小異者，同稿併敘，將不同文字列出，並註明某處文字針對某機關；內容小同大異者，用同一稿面分擬。
3、「函」之正文，除按規定結構撰擬外，並應注意：
（1）定有辦理或復文期限者，應在「主旨」內敘明。
（2）承轉公文，應摘敘來文要點，不可在「稿」內書：「照錄原文，敘至某處」字樣，來文過長仍應儘量摘敘，無法摘敘時，可照規定列為附件。
（3）概括之期望語「請核示」、「請查照」、「請照辦」等，列入「主旨」，並不應在「辦法」段內重複；至具體詳細要求有所作為時，應列入「辦法」段內。
（4）「說明」、「辦法」須眉目清楚，分項條列時，每項表達一意，其意義完整者，雖一句，可為一項；否則雖字數略多亦不應割裂。
（5）正文之後首長簽署，敘稿時，為簡化起見，首長職銜之下僅書「姓」，名字則以「○○」表示。
（6）須以副本分行者，應在「副本收受者」欄列舉；如要求收受者作為時，則應改在「說明」段內列舉，並予註明。
（7）如有附件，應在「說明」段內敘述附件名稱及份數。
（六）公文用語略釋
1、期望及目的用語，得視需要酌用「請」、「希」、「查照」、「鑒核」或「核示」、「備查」、「照辦」、「辦理見復」、「轉行照辦」等。
2、准駁性、建議性、採擇性、判斷性之公文用語、必須明確肯定。
3、直接稱謂用語：
（1）有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。
（2）對無隸屬關係之機關：上級稱「大」；平行稱「貴」自稱「本」。
（3）對機關首長間：上級對下級稱「貴」，，自稱「本」；下級對上級稱「貴」，自稱「本」。
（4）機關（或首長）對屬員稱「台端」。
（5）機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱「君」、「台端」；對團體稱「貴」，自稱「本」。
4、間接稱謂用語：
（1）對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」
；對職員稱「職稱」。
（2）對個人一律稱「先生」「女士」或「君」。
（七）公文用語改革十則
民國41年7月行政院秘書處擬訂公文改革方案，列有公文用語改革10則，並於民國61年定型。
1、起首用語，如「為令飭事」「逕啟者」「逕復者」「竊查」「照得」等，亳無意義，不再引用。至「查」「案查」「關於」等語，其必須用之者，要 視公文之作法而定，似不必強予規定。
2、引敘用語，如「案據」「案准」「案奉」或「據」「准」「奉」等，其可不用時，自宜儘量避免引用；但為傳達公文內容，必須用作依據者，或用「按」字，至「呈稱」「內開」等贅語，則宜廢除。
3、引敘來文收束用語，如「等情」「等由」「等因」等，不再引用。
4、承轉用語，如「據此」「准此」「奉此」「據呈前情」「准函前由」「奉令前因」等，不再引用。
5、處理案件經過用語，如「當經」「業經」「復經」「在案」「各在案」等，可視需要，酌予引用，但「去後」「前來」等，則可廢除。
6、本文收束用語，如「合行」「合亟」「相應」「理合」等，全無意義，宜予廢除。
7、期望及目的用語，如「令仰」「希即」「即希」「呈請」「謹請」「知照」「遵照具報」「查照」「辦理見復」「鑒核」「鑒核示遵」等仍可照舊，但其同一用意者，如「著即」「伏乞」「仰懇」等語氣，宜避免再用。
8、結尾用語，如「是為至要」「有厚望焉」「實紉公誼」「為荷」「為禱」「不勝……之至」等，純屬贅詞，宜不再用。
9、稱謂用語：
（1）機關對機關其有隸屬關係者，上級對下級得稱「該」或「貴｣，下級對上級稱「鈞」，自稱一律稱「本」，如「該部」「本院」「鈞院」「本部」是。
（2）平行機關及無隸屬關係之機關，無論官級如何懸殊，一律稱對方為「貴」，自稱「本」。
（3）必須稱機關首長者，有隸屬機關者上級對下級得稱「該」，自稱「本」；下級對上級稱「鈞」，自稱名或稱「職」。
（4）人民對機關或機關首長一律稱「貴」，自稱「本」，或稱名。
（5）機關對人民稱「台端」或逕稱「名」；對人民團體稱「貴」，自稱「本」。
10、陳腔濫調，亳無意義之語句，如「懍遵毋違」「毋得玩忽」「致干咎戾」等，宜不再用。
資料來源：吳椿榮，1997年，公文掇拾 ，台北：嘉陽文化。
