公文用語

一、期望用語：「期望用語」就是發文者對受文者表達期望的用語，期望用語以用在「主旨」為宜，不在「說明」、「辦法」內重複加以使用。期望用語是由「請」、「希」兩字，配合「查照」、「鑑鑒核」(「核示」)、「備查」(「核備」)、「照辦」、「辦理見(惠)復」、「轉行照辦」......等交叉組合而成。包含以下12個期望用語：

  (一)請查照：表示發文者行文給受文者，請受文者查明後依文中所述辦理，此一用語多在平行文。

  (二)請照辦：表示發文者行文受文者，請受文者依文照辦，此一用語多用在下行文。

  (三)請辦理惠復：表示發文者行文受文者，請受文者辦妥後回復發文者，此一用語多用在平行文或上行文。

  (四)請辦理見復：表示發文者行文受文者，請受文者辦妥後務必回復發文者，此一用語多用在下行文或平行文。

  (五)請核示：表示發文者行文受文者，請受文者核定，以便發文者依核示事項辦理，此一用語多用在上行文。

  (六)請鑒核：與「請核示」意思相同。

  (七)請核備：表示發文者為尊重受文者的關係，在決定從事某項事情之前，行文受文者報備，受文者同意後，再進行工作，此一用語多用在上行文。

  (八)請備查：表示發文者為尊重受文者的關係，在決定從事某項事情之前或同時，行文受文者報備，此一用語多用在平行文或下行文。

  (九)請轉行照理：表示發文者請受文者轉行其所屬之單位辦理，此一用語多用在平行文或下行文。

  (十)希照辦：表示發文者行文受文者，希受文者依文照辦，此一用語多用在下行文。

  (十一)希辦理見復：表示發文者行文受文者，希受文者辦妥後務必回復發文者，此一用語多用在下行文。

  (十二)希轉行照辦：表示發文者希受文者轉行其所屬之單位照辦，此一用語多用在下行文。

二、稱謂用語：

(一)直接稱謂用語：表示發文者行文受文者，如何稱呼受文者，又如何自稱。

１、有隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「鈞」；自稱「本」。例如：考試院對銓敘部稱「貴部」，自稱「本院」；銓敘部對考試院稱「鈞院」；自稱「本部」。

２、對無隸屬關係之機關：上級對下級稱「貴」；下級對上級稱「大」；平行稱「貴」；自稱「本」。例如：考試院對內政部稱「貴部」，自稱「本院」；內政部對考試院稱「大院」；自稱「本部」。又如：考試院對行政院稱「貴院」，自稱「本院」；內政部對考選部稱「貴部」；自稱為「本部」。

３、對機關首長間：上級對下級稱「貴○長」，自稱「本○長」；下級對上級稱「鈞長」；自稱為「職」。例如：行政院院長對內政部部長稱「貴部長」，自稱「本院長」；內政部部長對行政院院長稱「鈞長」；自稱「職」。

４、機關(或首長)對屬員稱「台端」。例如：局長對本局職員稱「台端」，自稱「本局長」；職員對市長稱「鈞長」；自稱「職」。

５、機關對人民稱「先生」、「女士」或通稱為「君」、「台端」。機關致民眾公文，男性稱「先生」，女性稱「女士」；來文所署姓名無法分辨性別時，稱「君」。至於本文內無論男女，均可稱之為「台端」。

６、機關對對團體稱「貴」；自稱「本」。例如：市政府對消基會稱「貴會」，自稱「本府」；消基會對市政府稱「貴府」；自稱「本會」。

７、行文數機關或單位時，如於文內同時提及，可通稱為「貴機關」或「貴單位」。

(二)間接稱謂用語：所謂「間接稱謂用語」，就是發文者行文受文者，文中提及第三者(機關或個人)時，如何稱呼第三者。

１、對機關、團體稱「全銜」或「簡銜」，如一再提及，必要時得稱「該」。例如：行政院行文內政部提及行政院環境保護署，可稱「行政院環境保護署」(全銜)或「環保署」(簡稱)；如一再提及，可稱「該署」。至於簡稱須習用有素，不可任意稱之，例如：行政院原子能委員會簡稱為「原能會」，不稱「原委會」或「能委會」；行政院公平交易委員會簡稱為「公平會」，不稱「公交會」。

２、對職員稱「職稱」。例如：考試院行文內政部提及行政院新聞局某位科員，可稱「行政院新聞局(或新聞局)科員○○○」；如一再提及，可稱「該員」。

３、對個人一律稱「先生」、「女士」或「君」。例如：考試院行文內政部提及民眾李四，可稱「李四先生」或「李四君」；如一再提及，可稱「該先生」或「該君」。

三、一般用語：

  (一)起首語：所謂「起首語」，就是公文的發語詞。

    １一般公文常用「關於」、「有關」、「查」、「按」。例如：「關於市區內公共安全問題，經本人調查結果如下：」、「查部分醫療院所經常向勞保被保險人收購勞保門診單，....」。

    ２檢附某項文件時，常用「函送」、「檢送」、「訂頒」等作為起首。

  (二)引敘語：所謂「引敘語」，就是公文敘案時之助語。

　　１一般公文常用「奉」、「准」、「據」、「查」。例如：「奉行政院院長指示」、「准貴部00年00月00日○○○字第0000000000號函」、「據報載，」、「據查各機關學校仍有未依規定採用公開招標，....」。

　　２引用其他機關某件公文中的一句話，常用「略以(或略謂)」。例如：「人事局00年00月00日○○○字第0000000000號函略以，本年農曆春節假期，係自元月00日至2月00日止，......」。

  (三)經辦語：所謂「經辦語」，就是公文處理經過之用語，常用「已」、「經」、「業已」、「業經」。例如：「為維護公共安全，行政院已成立....」、「台端申請上開礦區，經本局按址投郵....」、「所需款項，業已先行墊撥....」、「關於供應磁土問題，業經本局分函辦理....」。

  (四)准駁語：所謂「准駁語」，就是審核規定或答復請求之用語，當許可時，常用「應予照准」或「符合規定」，不可用「似無不可」、「尚且同意」；當不許可時，常用「不合規定」、「與規定不符」，不可用「不盡相同」、「歉難同意」。例如：「台端申請事項，符合規定」、「台端函請醫師檢覈，與規定不符」。

  (五)除外語：所謂「除外語」，就是公文轉折之用語，常用「除....外」、「遇....時」、「必要時」、「但」、「惟」。例如：「本案除責成警察單位迅速偵辦外，並請多加珍重....」、「遇颱風來臨時，請依照規定上班、上學....」、「請按前項規定辦理，必要時可先行......」、「傳真公文以......為限，但左列公文，非經核准不得傳真。」、「各校仍可繼續辦理校外活動，惟應注意....」。

  (六)附記語：所謂「附記語」，就是附有文件之用語，常用「附『○○○(文件名)』0份」。例如：附「機關公文電子文件作業辦法」0份。

四、法律統一用字及用語：公文亦屬廣義法令的一部分，凡是法律所規定之事項，公文最好也能加以遵守。依照《事務管理手冊》規定，擬訂法律條文，某些爭議文字及用語，須使用統一用字及統一用語。有關法律統一用字，請參考附錄二、「法律統一用字表」；另外，有關法律統一用語，請參考附錄三、「法律統一用語表」。

五、數字用法：直式公文對數字的寫法，經常造成混淆，其中有些使用大寫（壹、貳、參、肆、……）；有些使用國字（一、二、三、四、……）；有些使用阿拉伯數字（1、2、3、4、……），其中阿拉伯數字又有全型及半型之分。以往這些用法，有其不得已的作用；如今使用電腦打字，並且橫式書寫，當時為防止竄改而使用大寫，為避免直行橫寫阿拉伯數字而使用國字，均可迎刃而解。所以，行政院為發揮橫式公文的優點，對於數字的表達，有特別的規定。

(一) 數字用語具一般數字意義（如代碼、國民身分證統一編號、編號、發文字號、日期、時間、序數、電話、傳真、郵遞區號、門牌號碼等）、統計意義（如計量單位、統計數據等）者，或以阿拉伯數字表示較清楚者，使用阿拉伯數字。

(二) 數字用語屬描述性用語、專有名詞（如地名、書名、人名、店名、頭銜等）、慣用語者，或以中文數字表示較妥適者，使用中文數字。

(三) 數字用語屬法規條項款目、編章節款目之統計數據者，以及引敘或摘述法規條文內容時，使用阿拉伯數字；但屬法規制定、修正及廢止案之法制作業者，應依「中央法規標準法」、「法律統一用語表」等相關規定辦理。

(四)參閱附錄四、數字用法舉例一覽表。